1. Yhdistyksen jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Tämä on Valtiotieteellisen yhdistyksen (0292605-0) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on laadittu 31.3.2021.
Valtiotieteellinen yhdistys ry on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan kaikissa EU:n jäsenmaissa. Henkilön on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot liittyäkseen Valtiotieteellisen yhdistyksen jäseneksi.
Sisältö
1.1 Rekisterinpitäjä
1.2 Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
1.3 Rekisterin nimi
1.4 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
1.5 Rekisterin tietosisältö
1.6 Tietojen säilytysaika
1.7 Säännönmukaiset tietolähteet
1.8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
1.9 Rekisterin suojauksen periaatteet
1.10 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
1.11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
1.12 Tietosuojaselosteen muutosoikeus
1.1 Rekisterinpitäjä
Valtiotieteellinen yhdistys ry, c/o Emilia Palonen, PL 9 (Siltavuorenpenger 3A), 00014 Helsingin yliopisto.
1.2 Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rekisterin ylläpidosta vastaa yhdistyksen sihteeri, jonka tavoittaa sähköpostitse osoitteella valtiotieteellinen.yhdistys[at]gmail.com.
1.3 Rekisterin nimi
Valtiotieteellisen yhdistyksen jäsenrekisteri
1.4 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen). Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on laskutus ja jäsentiedotus.
1.5 Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, jäsenyyden alkamisvuosi, tieto valitusta jäsenyysmuodosta ja suoritetusta jäsenmaksusta.
1.6 Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain jäsenyyden keston ajan. Jäsenen irtisanoutuessa tiedot poistetaan järjestelmästä heti, kun ilmoitus on käsitelty.
1.7 Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä ja jäseneksi liittyviltä www-lomakkeen kautta lähetetyistä viesteistä sekä sähköpostitse.
1.8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja luovutetaan yhdistyksen käyttämälle tilitoimistolle jäsenlaskutusta varten. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolisille tahoille.
1.9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot suojataan asianmukaisesti. Tiedot ovat käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja muilla tarvittavilla teknillisillä toimenpiteillä suojattuja. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja ainoastaan niiden työntekijöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.
1.10 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse yhdistyksen sihteerille osoitteeseen valtiotieteellinen.yhdistys[at]gmail.com. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
1.11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää yhdistyksen sihteerille osoitteeseen valtiotieteellinen.yhdistys[at]gmail.com. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
1.12 Tietosuojaselosteen muutosoikeus
Pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi tai lainsäädännön muutosten johdosta.
2. Tapahtumien osallistujarekisterin tietosuojaseloste
Tämä on Valtiotieteellisen yhdistyksen (0292605-0) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on laadittu 31.3.2021.
Valtiotieteellinen yhdistys ry on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan kaikissa EU:n jäsenmaissa. Henkilöiden on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot ilmoittautuakseen Valtiotieteellisen yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin.
Sisältö
2.1 Rekisterinpitäjä
2.2 Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
2.3 Rekisterin nimi
2.4 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
2.5 Rekisterin tietosisältö
2.6 Tietojen säilytysaika
2.7 Säännönmukaiset tietolähteet
2.8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
2.9 Rekisterin suojauksen periaatteet
2.10 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
2.11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
2.12 Tietosuojaselosteen muutosoikeus
2.1 Rekisterinpitäjä
Valtiotieteellinen yhdistys ry, c/o Emilia Palonen, PL 9 (Siltavuorenpenger 3A), 00014 Helsingin yliopisto.
2.2 Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rekisterin ylläpidosta vastaa yhdistyksen sihteeri, jonka tavoittaa sähköpostitse osoitteella valtiotieteellinen.yhdistys[at]gmail.com.
2.3 Rekisterin nimi
Valtiotieteellisen yhdistyksen tapahtumien osallistujarekisteri
2.4 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).
Henkilötietoja käytetään tapahtumien toteuttamiseen ja tapahtumasta viestimiseen ilmoittautuneille. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
2.5 Rekisterin tietosisältö
Valtiotieteellisen yhdistyksen tapahtumien osallistujarekisteriin sisällytetään pääsääntöisesti osallistujan nimi ja sähköpostiosoite. Tapahtumakohtaisesti rekisteriin voidaan sisällyttää myös muita tietoja, esimerkiksi puhelinnumero, erityisruokavalio tai organisaatio, jota henkilö edustaa.
2.6 Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin tapahtuman järjestäminen sitä edellyttää. Ilmoittautumistiedot hävitetään viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta.
2.7 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietojen lähde on ilmoittautuja. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan ilmoittautujilta www-lomakkeen kautta lähetetyistä viesteistä sekä sähköpostitse.
2.8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Valtiotieteellisellä yhdistyksellä on oikeus luovuttaa tapahtumailmoittautumisten sisältämiä henkilötietoja tapahtuman järjestämiseen osallistuville yhteistyötahoille.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn tarkoituksien tai teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.
2.9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot suojataan asianmukaisesti. Tiedot ovat käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja muilla tarvittavilla teknillisillä toimenpiteillä suojattuja. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
2.10 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse yhdistyksen sihteerille osoitteeseen valtiotieteellinen.yhdistys[at]gmail.com. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
2.11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse yhdistyksen sihteerille osoitteeseen valtiotieteellinen.yhdistys[at]gmail.com. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
2.12 Tietosuojaselosteen muutosoikeus
Pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi tai lainsäädännön muutosten johdosta.